La economía de las empresas se encuentra tensionada por dos extremos. De un lado, un encarecimiento desbocado de los precios que llegó a marcar sucesivos máximos históricos en el transcurso del ejercicio pasado, cerrando el mes de diciembre con una tasa de inflación anual del 10,4% en el conjunto de la Unión Europea y un mucho más moderado 5,7% en nuestro país. Y en la otra punta, la medida destinada a corregir la inflación: la subida de los tipos de interés. Tras siete aumentos consecutivos, el precio del dinero en el Viejo Continente acumula un repunte del 3,75%.
Por lo tanto, el escenario actual y el venidero seguirán siendo desafiantes para las corporaciones en cuanto que verán incrementados tanto sus costes de financiación como los operativos, lo que obligará a seguir incidiendo en las estrategias y políticas de contención del gasto. Y aquí los responsables de flota tienen mucho que decir y aportar… Por lo que respecta a su ámbito de gestión, la subida de precios está siendo generalizada en aquellos capítulos relacionados con sus vehículos.
Replantear la car policy
Antes de lanzarse a poner en práctica medidas desagregadas con las que tratar de aliviar la cuenta de gastos, sería recomendable marcar un nuevo punto de partida en la gestión desde una valoración integral de la situación actual de la flota, a partir de la cual replantear las estrategias y fijar los objetivos a alcanzar. «El primer paso sería monitorizar todas y cada una de las partidas económicas relacionadas con la movilidad de la flota», indica José María Díaz, Fleet Solutions-National Sales Manager de Cepsa, que destaca, «con mucha diferencia sobre el resto», el peso de los gastos de adquisición y el carburante, «en los que las empresas de renting y las tarjeteras de combustible juegan un papel fundamental para optimizar usos y costes», añade.
El nuevo rumbo lo deberían marcar los cambios en la car policy. Comenzando, por ejemplo, por reconsiderar los tipos de vehículos a los que estamos recurriendo para satisfacer las necesidades de movilidad de los empleados y directivos. Porque tal vez las funciones que se están haciendo con un coche del segmento C se podrían cubrir con otro del B, o los modelos de representación o lujo reservados a los puestos directivos tendrían una alternativa igualmente válida en los segmentos D o E. En todos los casos, el movimiento hacia un escalón inferior en el escalafón de categorías del mercado debería implicar un menor desembolso por el vehículo, empezando por la compra/arrendamiento y extendiéndose a los costes de seguro, combustible, etc, a lo largo de su vida útil.
Pensando más específicamente en los mandos intermedios y de dirección, el gestor también debería considerar limitar la elección de los modelos para no salirse del nuevo presupuesto reajustado. Un poco en esta línea, otra medida a poner sobre la mesa sería la estandarización del modelo y de sus especificaciones, como si fuesen los ordenadores de la empresa, que se adquieren en base a un análisis de idoneidad sin ese componente emocional o aspiracional siempre vinculado al automóvil.
Limitando el número de proveedores reforzaríamos nuestra posición negociadora debido al mayor volumen de nuestras compras con cada uno de ellos, una oportunidad para obtener descuentos y otras ventajas de costes. No obstante, lo recomendable es contar con al menos dos proveedores en los puntos críticos, apunta Díaz, «lo que ayuda, por una parte, a obtener mejores servicios, y por otra, a minimizar el riesgo operativo al tener siempre distintas opciones».
Esto no implica que renunciemos a abrirnos a los nuevos fabricantes que están entrando al mercado con vehículos tremendamente competitivos. Enseñas de origen o propiedad chinas como MG, DFSK o BYD se están haciendo notar, fundamentalmente, por la relación valor-precio de sus coches de propulsión cien por cien eléctrica, por lo que pueden ser una interesante alternativa si estamos inmersos en ese proceso de transición de la flota hacia una movilidad libre de emisiones. Aunque también puede ser el momento de abordarla si los análisis previos de TCO –esencial la labor de consultoría en estos momentos– determinan que estos modelos son más competitivos –sus menores costes operativos sufragan el mayor gasto de adquisición– que los equivalentes de combustión que pudiéramos incorporar.
En caso de que el TCO no se incline del lado de los eléctricos, la lectura sería diferente y podría determinar que ha llegado el momento de hacer un paréntesis en el proceso de cambio. Sabemos que, por lo general, esta tecnología resulta más cara, si bien muchas empresas asumen este sobrecoste al entender que queda compensado con una imagen más sostenible de cara a sus clientes y la consecución de sus objetivos de descarbonización y RSC. Sería cuestión, entonces, de sopesar uno y otro lado de la balanza.
A la vista de que los precios van a proseguir con su comportamiento al alza, se debería valorar la idoneidad de adelantar las compras, aunque llegado el caso algunas podrían ser hasta prescindibles si el gestor logra encajar otras fórmulas alternativas. A raíz de la pandemia, por ejemplo, se popularizó la extensión de los contratos de renting, solución con la que podemos seguir disfrutando de unas condiciones más ventajosas con el único peaje de alargar la vida del vehículo.
Y ya que estamos en negociaciones con la operadora, sería el momento apropiado para ajustar las condiciones del contrato al uso real que estamos haciendo de los vehículos. Más concretamente en lo que concierne al kilometraje, habida cuenta de que la mayoría de las flotas superan los límites estipulados, con desviaciones que pueden rondar el 10%-15% y que se traducen en un pago no previsto a la finalización del contrato. Siendo previsores, podríamos tratar de evitar esta situación desde el inicio acordando con la empresa de renting la agrupación del kilometraje, esto es, repartir equitativamente el total de kilómetros contratados entre un gran número de vehículos. En cualquier caso, resulta fundamental supervisar estrechamente el uso de la flota para anticipar qué unidades pueden sobrepasar estos límites, reasignándolos, en su caso, a las personas con menores necesidades de desplazamiento.
Por lo que respecta a la duración del contrato, se debería tener muy presente la modalidad de renting flexible si no se tienen plenas garantías de la necesidad de los vehículos en el más largo plazo que implica el renting tradicional. Las cuotas de éste último son más económicas por regla general, pero la opción flexible permite cancelar en cualquier momento sin gastos de penalización, implica menos costes fijos y permite ser más ágil a la hora de adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.
De cualquier modo, el cambio de paradigma de la movilidad ha traído consigo otras alternativas plenamente aprovechables por las empresas, en aras de sustituir la propiedad por el pago por uso. Entre ellas destacaríamos el carsharing corporativo, con el que pasamos de una asignación individual de vehículos a un parque más reducido pero optimizado en su uso al ser utilizado por un mayor número de empleados. Y la asignación de un presupuesto de movilidad que otorgue al trabajador la posibilidad de elegir las opciones que más le convengan está cada vez más en boga como alternativa al clásico coche de empresa.
Gasto en combustible, el enemigo a batir
El dato va a jugar un papel clave en las estrategias de reducción de costes sobre nuestra flota. Por eso la necesidad de potenciar las herramientas telemáticas a nuestra disposición, ya que serán estas las encargadas de proporcionarnos la información precisa y fidedigna que esclarezca tanto qué modelos y tecnologías de propulsión son los más competitivos acorde al uso de cada vehículo en particular, así como todos aquellos gastos operativos susceptibles de optimización y mejora, teniendo como principal objetivo en el punto de mira la partida de combustible.
Inestable pero inevitable, vendría a suponer entre un tercio y hasta un 40% del coste total de propiedad de una flota. Como primer movimiento, podríamos poner a disposición de los conductores tarjetas de combustible que puedan procurar descuentos en los repostajes, restrinjan las compras a este concepto y faciliten la recuperación del IVA al agruparse todas ellas en una única factura. «Pero con al menos dos proveedores –incide una vez más el responsable de flotas y ventas de Cepsa– que garanticen un mínimo de capilaridad en todo el país».
«Al menos hasta que finalice la guerra de Ucrania, el coste del combustible seguirá siendo alto para las empresas. Por tanto, lo único que pueden hacer es intentar consumir menos», afirma Heike de la Horra, director regional de Webfleet para la región Iberia. Con este propósito, la telemática se encargará de identificar los hábitos de conducción ineficientes (acelerones y frenadas bruscas, velocidad excesiva, cambio de marchas inadecuado, tiempo al ralentí, etcétera) que el gestor deberá tratar de corregir a base de consejos, información práctica e incluso incentivos para los conductores, siendo también conveniente la realización de cursos que potencien un estilo de conducción más eficiente y seguro que redunde no solo en unos menores costes para la empresa en concepto de carburante, sino también en otras áreas como el mantenimiento o el seguro, amén de la integridad y la salud de sus propios empleados.
Aunque obvio, otra forma de contener el consumo de los vehículos utilizados por la compañía es reduciendo el número de kilómetros que recorren; o lo que es lo mismo, evitando la conducción innecesaria. Aquí entran de nuevo en juego las herramientas telemáticas, que ayudarán al gestor a conseguir una planificación de las rutas más eficiente gracias a una visibilidad adecuada de la ubicación de los vehículos y la supervisión del tráfico en tiempo real.
Mantenimientos, reparaciones, neumáticos y seguros
Como decíamos anteriormente, los hábitos de conducción tienen también una incidencia directa en otros renglones de gasto. La velocidad excesiva o un comportamiento brusco al volante van a o implicar un mayor desgaste de ciertos componentes, que exigirán ser reemplazados con mayor asiduidad. Un correcto mantenimiento del vehículo, y bien planificado, alargará su vida útil, reducirá los tiempos de inactividad y evitará reparaciones potencialmente más costosas, propiciando, a su vez, un menor consumo de combustible y una mayor seguridad para los conductores.
Todo ello es igualmente aplicable a los neumáticos. «La revisión regular de su estado es una manera eficaz de ahorrar», comenta De la Horra, que aboga a su vez por una gestión predictiva mediante tecnologías de control de presión: «Aproximadamente, un 20% de los neumáticos de vehículos comerciales que circulan por las carreteras están significativamente desinflados. Las fugas lentas y la presión inadecuada suponen un aumento del 2,5% en el consumo de combustible», explica el ejecutivo de Webfleet. Y en el momento de la elección del neumático, convendría prestar más atención si cabe a ciertas características como la resistencia a la rodadura –con una incidencia directa en el gasto de combustible– y el índice de durabilidad o treadwear.
Un vehículo con un mantenimiento adecuado sumado a unos hábitos de conducción más responsables y seguros van a derivar, con toda probabilidad, en una reducción de los accidentes de tráfico, lo que implicará primas del seguro más bajas ya que todas las compañías penalizan a sus clientes cuando dan cierto número de partes al año. Esta podría ser la base desde la que empezar a reajustar uno de los principales gastos anuales a los que tiene que hacer frente cualquier empresa con una flota de vehículos. «Además, cada vez hay más aseguradoras que ofrecen ventajas precisamente a las empresas que demuestran fomentar un estilo de conducción responsable», añade Heike de la Horra.
Los expertos de Webfleet recomiendan contratar un seguro para toda la flota, normalmente a partir de diez vehículos, incluyendo en una única póliza todos los tipos, esto es, camiones, furgonetas, turismos, motos, etc, pudiendo especificar el tipo de cobertura que se prefiere para cada uno de ellos. Hay aseguradoras que cifran este ahorro en hasta un 40%. La información sobre el cómo se conducen los vehículos obtenida a partir de los datos telemáticos ayudará a negociar la póliza, demostrando la tendencia hacia una conducción más segura, así como a orientar la cobertura adecuada para cada uno.
Asimismo, muchas aseguradoras incentivan sus primas de seguros si los vehículos cuentan con el respaldo de dispositivos y servicios de localización y recuperación en caso de robo. También podríamos incluir cámaras a bordo (dashcams) para que el gestor cuente con información adicional sobre eventos críticos que ayude a reducir el coste de las reclamaciones de seguros.
